Notionのデータベース機能で、サブスクを管理しています。
サブスク登録しているサービスが増えていくと、あまり利用していないサービスが出てきたりします。
あまり利用していないのに毎月・毎年支払いするのは無駄な出費になってしまいます。
そういった無駄な出費を避けるために、Notionでサブスクを管理して月間・年間の支払い状況が一目で分かるようにしています。
Excelやスプレッドシートで管理することも可能なのですが、今回紹介する内容くらいならNotionで充分かなと思っています。
ということで、どんな感じでNotion管理しているか書いていきます。
※Notionの細かい操作方法の説明は省略しています。
完成図
画像
ということで、まずは完成図を貼ります（色々な細かいところは後述）。
※ビュータイプは「テーブル」ビューのみを使用。
ちなみにデータはサンプルです。
実際に加入しているサービスもありますが、それだと数が少なかったためデータ追加しました。
また、上記データにはサブスクとは言えないサービスもあるかもしれません。
要は月額・年額で固定料金を払っているサービスをNotionで一元管理しています。
GIFチュートリアル
画像だけでイメージを伝えるのは限界があるため、GIFを多用した操作イメージを別記事にて書いてみました。
どんな感じでサブスク管理しているかサラッと知りたい人は、以下記事も良ければぜひ。
テーブル情報
各プロパティの情報は以下の通りです。
| プロパティ名 | 種類 | 補足 |
|---|---|---|
| サービス名 | タイトル | サービス名を入力 |
| 支払い単位 | セレクト | 「月単位」「年単位」を設定 ※サービスによって支払い単位が異なるため |
| 金額 | 数値 | 金額を入力 ※月単位のサービスも、年単位のサービスも、そのまま入力する |
| 月額 | 数式 | 金額から計算する ※「月単位」のサービスはそのまま表示 ※「年単位」のサービスは「÷12」する |
| 年額 | 数式 | 金額から計算する ※「月単位」のサービスは「×12」する ※「年単位」のサービスはそのまま表示 |
金額計算の詳細
Notionが用意している数式や関数を活用して月額・年額の計算をしています。
その詳細を書いていきます。
数式とかは若干ややこしいかもしれませんが、Excel関数を使ったことがある人なら見覚えのあるような内容なはずです。
月額の計算
月額の計算式は上記のような感じです。
Notionに用意されている「if関数」を使用しています。
画像だと小さいので、数式部分を以下に載せておきます。
テーブル情報にも書きましたが、
- 「支払い単位」が”月単位” ⇒「金額」をそのまま表示
- 「支払い単位」が”月単位”ではない ⇒「金額」を"÷12"する
というルールにしています。
なお、"÷12"すると本来は小数点以下が出てくるのですが、自動で丸められています。
実際の支払いと若干の差額があるかもしれませんが、その辺りはご了承ください。
おおよその金額を把握するための管理です。
4,180÷12＝348.3333333333333（≒348）
年額の計算
年額の計算式は上記のような感じです。
月額と同様に「if関数」を使用しています。
画像だと小さいので、数式部分を以下に載せておきます。
テーブル情報にも書きましたが、
- 「支払い単位」が”年単位” ⇒「金額」をそのまま表示
- 「支払い単位」が”年単位”ではない ⇒「金額」を"×12"する
というルールにしています。
データ数のカウント
サービス数をカウントしています。
今回は7つなので数えてもそれほど苦はないですが、数が増えてくるとこのカウント機能が重宝するかなと思います。
合計表示
月額・年額の合計金額を表示しています。
上記の画像は月額の設定内容で、年額も同様の設定にしています。
月間・年間でどれくらい支払っているかを把握するために重要な部分です。
数値の表示形式
今回はサブスク管理なので、数値の形式を「円」にしています。
試しに、形式をデフォルトの「数値」にした場合は以下のような表示になります。
数値の形式「円」と「数値」で見比べると、「円」の方が分かりやすいかなと思います。
ちなみに月額、年額も「円」に設定しています。
便利ポイント
便利ポイントを挙げてみます。
合計表示できる
合計表示が簡単に出来ます（Excelで言うところのSUM関数）。
他にも、
などが設定可能です。
Notion公式ページにも詳しく解説が書かれているので、リンクしておきます。
※以下リンクの「計算」見出しの箇所です。
関数が使える
分岐判定が出来たりします。
今回紹介した内容で言うと、支払い単位（月単位/年単位）による条件分岐をしています。
これはExcelで言うところのIF関数で、使い方もかなり似ているかなと。
他にもかなり豊富に数式が用意されています。
Notion公式ページにも詳しく解説が書かれているので、リンクしておきます。
※以下リンクの「関数」見出しの箇所です。
表示形式を変更できる
表示形式も変更できます。
今回はサブスク管理なので、数値の形式として「円」を選択しています。
他にも表示形式が豊富に用意されています。
Excelとの比較
便利ポイントとは少し逸れるかもしれませんが、Excelとの比較に関しても書いてみます。
上記で挙げた便利ポイントは、Excelでも同じようなことが出来るかなと思います。
ですが、上記くらいのことならNotionでも可能です。
Excelの方がより複雑なことが出来たりしますが、今回紹介したくらいの内容ならNotion管理でも充分かなと。
また、今回くらいの内容ならスマホからでも不便なく確認できます。
ただ、数式の編集とかになるとスマホでは若干大変になるかなと思います。
作成手順
今回紹介した「サブスクをExcel的に管理するNotionデータベース」の作り方を別記事で作成しました。
こちらも良ければぜひ。
その他の設定
プロパティを追加して、サブスクの新規加入や退会を検討しやすくしてみました。
こちらも良ければぜひ。
ガイドとチュートリアル
Notionデータベースの詳しい作成手順や操作方法を知りたい方は、Notion公式サイトの「ガイドとチュートリアル」ページが参考になるかなと思います。
今回の記事に関連しそうなリンクをいくつか貼っておきます。
おわりに
ということで、「サブスクをExcel的に管理する」に関してアレコレ書いてみました。
自分は仕事でExcelを頻繁に使用するため、今回紹介したような機能（if関数、合計表示、表示形式など）をスンナリ理解できました。
そうでなくても、Notion上で直感的に操作できますし、ガイドやチュートリアルが豊富にあるので理解しやすいのではないかなと思っています。
この記事が参考になれば幸いです。
他のNotion活用事例
Notionデータベース活用事例はいくつか記事にしています。
気になる記事があればぜひ。
