今回はNotionの「データベーステンプレート」に関して書いていこうと思います。
「データベーステンプレート」という機能は最近知りました。
自分はブログを投稿する際、あらかじめNotionで下書きを書いています。
なぜNotionで下書きするのかに関しては以前こちらの記事で書いています。
Notionで下書きを書く際、例えば読書感想の記事であれば、見出しはだいたい決まったフォーマットになっています。
「はじめに」「本の内容」「いくつか引用と感想」「おわりに」みたいな感じです。
「データベーステンプレート」を知る以前は、他の読書感想の記事から見出しをコピペしていました。
このコピペ作業は1分くらいの作業なので、今後もこのやり方でも別に良いっちゃ良いです。
ですが、決まりきった定型作業なので少し面倒ですし、退屈な1分間です。
これを解消するために「データベーステンプレート」機能を活用し、定型作業がかなり楽になりました。
ということで「データベーステンプレート」に関してアレコレ書いていきます。
使用例
まずは手っ取り早く、実際の使用例を貼ります。
データベーステンプレート使用例はこんな感じです。
読書感想のテンプレートを選択すると
- タイトル
- 各プロパティ
- 見出し（「はじめに」「本の内容」「いくつか引用と感想」「おわりに」）
が自動セットされた状態で新規メモ（タスク）が作成されます。
これまでは投稿済みの読書感想記事からコピペしていたのですが、その手間が省けます。
あと、著者名を書き忘れることが過去に何度かあったので、その辺りも忘れないようにテンプレートに落とし込めるのが良いなと。
ちなみにデータはサンプルです。
ちょっと実際のブログネタをそのまま出すのはちょっと恥ずかしく…
なのでサンプルを別で作りました。
テンプレートの作り方
新規テンプレート
「新規テンプレート」をクリック
※画像は読書感想をテンプレート化した例
※プロパティも設定可能
※完了ボタンとかはなさそう
テンプレートの編集・削除
①-1 テンプレート横の「・・・」をクリック
①-2「編集」or「削除」をクリック
テンプレートの複製も出来るみたいです。便利ですね。
便利ポイント
定型作業をテンプレート化できる
記事の冒頭でも触れた通り、これまでは他の読書感想の記事から見出しをコピペしていました。
これをテンプレート化することで、コピペ作業が不要になりました。
テンプレート作成が簡単
手順の最初だけ「新規テンプレート」をクリックしますが、それ以降は通常のメモ入力と同様の流れです。
そして手順の最後に「戻る」をクリックしたらテンプレート作成が完了するので、簡単です。
これだけ手順が簡単だとテンプレートを量産できますし、「編集」「削除」「複製」が簡単に出来るのも便利かなと思います。
空のメモの状態だとガイドしてくれる親切設計
空のメモを追加した直後は以下のようになります。
プレースホルダーで丁寧に『「Enter」キーを押して空白ページから始めるか、テンプレートを選択してください。』とガイドしてくれる親切設計なのがありがたいです。
「繰り返し」設定できる
「繰り返し」設定もできるみたいです。
「毎日○時○分」など、定期的にタスクを自動作成できるみたいです。
例えば週1で定例会議があり、会議後に議事録を作成する定型作業があるとしたら
- 議事録テンプレートをあらかじめ作成しておく
- 「繰り返し」の設定で該当の曜日・時間を指定する
で、議事録タスクを自動生成できそうです。
（追記）
繰り返し設定をした記事を投稿しました。
こちらも良ければぜひ。
「デフォルトに設定」できる
「デフォルトに設定」でデフォルトテンプレートを変更できるみたいです。
タスク追加した際、通常は空のメモが追加されます。
試しに、先ほど作成した読書感想のテンプレートをデフォルトに設定しました。
その状態でタスク追加したところ、読書感想のテンプレートが適用された状態で追加されました。
簡単ですし、便利ですね。
ガイドとチュートリアル
「データベーステンプレート」に関して詳しく知りたい方は、Notion公式サイトの以下のページが参考になるかなと思います。
おわりに
読書感想の記事に限らず、ある程度フォーマットが決まっているジャンルの記事はテンプレート化しています。
ただ自分の使用例が読書感想なので、定型作業の部分は少なめでした。
ですが仮に、定型作業のボリュームがもっとあれば、テンプレートによって作業軽減できる割合が増えるかなと思います。
また、Notionをチーム利用している場合、テンプレートを活用することで人による違いが出にくくなりそうです。
しっかりしたテンプレートを作成すれば、独特なフォーマットにはなりにくく、品質を一定以上にキープできるのではないかなと思います。
関連記事
Notionデータベースのカスタマイズに関してはいくつか記事にしています。
気になる記事があればぜひ。
